Definition: Was ist eine Retrospektive?
Das Wort “Retrospektive” bedeutet so viel wie “Rückblick in die Vergangenheit” oder “Rückschau”. Deshalb lehnt sich auch meine Definition einer Retrospektive an diese Bedeutung an.
<div class="definition">Eine Retrospektive ist ein Treffen, in dem aus der Vergangenheit gelernt werden soll. Hierzu blicken die Teammitglieder auf die gemeinsame Zusammenarbeit zurück und reflektieren mithilfe geeigneter Methoden, was in dieser gut und was schlecht gelaufen ist. Aus der Reflexion leiten sie anschließend eine oder mehrere Verbesserungsmaßnahmen ab.<br/><br/>
Retrospektiven werden regelmäßig durchgeführt und in der Regel von einer Person moderiert, die eine Haltung der Allparteilichkeit einnimmt. Durch eine regelmäßige und offene Reflexion sowie durch eine konsequente Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen stellt sich im Team sukzessive eine Haltung der kontinuierlichen Verbesserung ein.<span>Definition Retrospektive</span></div>
Bedeutung: Was ist das Ziel einer Retrospektive?
Das Ziel einer Retrospektive ist die Verbesserung der Zusammenarbeit deines Team. Sei es, weil dein Team zukünftig effizienter zusammenarbeitet, zunehmend werthaltige Arbeitsergebnisse produziert oder sich die Stimmung im Team verbessert. Diese weitreichenden Möglichkeiten zeigen dir bereits die große Bedeutung, die eine Retrospektive für den Erfolg deines Teams haben kann. Da eine Retrospektive wirklich wichtig ist, habe ich die Durchführung in Form einer regelmäßigen Reflexion der Wirksamkeit in meine sieben Merkmale und Definition eines Teams aufgenommen.
Um die Zusammenarbeit zu verbessern, führst du somit mit deinem Team regelmäßig Retrospektiven durch. Tust du noch nicht? Dann ändere das unbedingt. Teams, die Scrum einsetzen, führen ihre Retrospektive üblicherweise durch, sobald der Sprint beendet ist. Wenn dein Team kein Scrum einsetzt oder nicht in Sprints arbeitet, empfehle ich dir für deine Retrospektive einen Zeitraum von zwei bis vier Wochen.
Wie funktioniert das konkret? In der Retrospektive erarbeitet dein Team mithilfe deiner Moderation und den von dir ausgewählten Methoden verschiedene Verbesserungsmaßnahmen, die es anschließend umsetzt. Je mehr sich deine Teammitglieder um die Umsetzung dieser Maßnahmen kümmern und je werthaltiger diese sind, desto mehr verbessert sich dein Team. Klingt logisch, oder?
Eine Haltung der kontinuierlichen Verbesserung
Nach einigen Retrospektiven wird es für dein Team immer selbstverständlicher, nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen und diese umzusetzen. Man spricht davon, dass deine Teammitglieder eine Haltung der kontinuierlichen Verbesserung entwickeln.
Ich habe schon mit Teams arbeiten dürfen, in denen die Teammitglieder nach einer gewissen Zeit gar nicht mehr auf die Retrospektive gewartet haben, um ihre Zusammenarbeit zu verbessern. Stattdessen haben die Teammitglieder Probleme und mögliche Lösung direkt im Anschluss an das Daily-Standup oder ein wöchentliches Treffen diskutiert und beschlossen. Wenn dir das gelingt, hast du wahrlich gute Arbeit geleistet!
Der Weg zum High Performance Team
Unabhängig davon, ob Verbesserungen direkt in einer Retrospektive oder im Tagesgeschäft besprochen werden: Wenn deine Teammitglieder immer wieder Maßnahmen zur Verbesserung erarbeiten und umsetzen, haben sie gute Chancen, sich langfristig gesehen zu einem sogenannten High Performance Team zu entwickeln.
Mein Team macht kein Scrum: Soll ich trotzdem eine Retrospektive durchführen?
Wenn dein Team kein agiles Team oder Scrum Team ist, stellst du dir nach dem Lesen der Definition einer Retrospektive vielleicht eine der folgenden Fragen:
- Lohnt es sich wirklich für uns die Zeit zu investieren und eine Retrospektive durchzuführen?
- Macht eine Retrospektive für uns Sinn?
- Dürfen wir eine Retrospektive durchführen, obwohl wir nicht agil sind und auch kein Scrum oder Kanban einsetzen?
- Darf ich eine Retrospektive moderieren, obwohl ich kein Scrum Master bin?
Meine klare Antwort: Ja, ja, ja und nochmals ja!
Klassisch oder agil. Scrum oder Kanban. Neues Team oder eingeschworener Haufen. Regelmäßig durchgeführte Retrospektiven helfen in allen Teams.<span>Markus Trbojevic, Jedes Team ist anders</span>
Die Durchführung einer Retrospektive ist eines der mächtigsten Werkzeuge, mit dem du dein Team und deine Organisation kontinuierlich wie nachhaltig weiterentwickeln kannst. Der Gedanke hinter einer Retrospektive und ihre Bedeutung – die kontinuierliche Verbesserung – sind unabhängig davon, ob dein Team agil ist oder Scrum einsetzt. Deshalb nimmt meine Definition einer Retrospektive auch keinen Bezug auf Scrum oder anderweitige agile Vorgehensmodelle. Es kann in wirklich allen Teams funktionieren.
Teams, die Retrospektiven (erstmalig) ausprobieren möchten, sollten jedoch beachten und sicherstellen, dass…
- … die Moderation durch eine möglichst erfahrene und neutrale Person erfolgt,
- … mit der Vegas-Regel und der obersten Direktive zwei wichtige Regeln vorgestellt und aktiviert werden, die ich dir später noch erkläre und
- … es um die Verbesserung der gemeinsamen Zusammenarbeit geht und nicht um die Identifikation von Schuldigen.
Teamentwicklung und Teambildung sind auch für dein Team relevant, unabhängig davon, ob es agil arbeitet oder auch nicht. Deshalb kann und wird eine gut durchgeführte Retrospektive auch große und hilfreiche Effekte in deinem Team erzielen, wenn es kein Scrum einsetzt.
Wer nimmt an einer Retrospektive teil?
Aufgrund der großen Bedeutung, die eine Retrospektive für die Weiterentwicklung eines Teams hat, nehmen nur du als Moderator und deine Teammitglieder an der Retrospektive teil. Diese vergleichsweise kleine, überschaubare und bekannte Gruppe ermöglicht einen sicheren Rahmen und eine sichere Atmosphäre.
Dieser sichere Rahmen und die sichere Atmosphäre sind die Voraussetzung dafür, damit die Teammitglieder offen über begangene Fehler sprechen und aus eben diesen lernen können. Die sichere Atmosphäre wird auch als psychologische Sicherheit bezeichnet und ist einer der Hauptgründe, warum Teams ihre Ziele erreichen und – wenn es fehlt – warum sie sie verfehlen. Deshalb empfehle ich dir, dich unbedingt mit diesem Thema zu beschäftigen!
Nur deine Teammitglieder können die Retrospektive öffnen
In einigen Fällen macht es durchaus Sinn, Führungskräfte, Agile Coaches, Teammitglieder anderer Teams oder auch externe Dienstleister zur Retrospektive einzuladen. Die letztendliche Entscheidung darüber liegt jedoch allein bei deinen Teammitgliedern. Nur sie können außenstehende Personen zur Retrospektive zulassen – müssen es aber nicht.
Ich schreibe es deshalb nochmal ganz konkret: Führungskräfte – unabhängig von ihrer konkreten Position innerhalb der Organisation – oder anderweitige außenstehende Personen haben keinen Anspruch darauf, an einer Retrospektive teilnehmen nehmen zu können. In einem solchen Fall hast du als Moderator den sicheren Raum zu wahren, indem du den Gästen die Bedeutung der Retrospektive verdeutlicht und diese des Raumes verweist. In den meisten Fällen reicht hierfür ein kurzes Einzelgespräch. Sollte die Person dennoch auf ihre Teilnahme bestehen, rate ich dir, die Retrospektive im schlimmsten Fall zu verschieben oder abzusagen.
Wer trägt die Verantwortung für die Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen?
Ich höre noch einige meiner Teammitglieder – sie würden antworten: “Wir alle natürlich”. Deine auch? Einige Wochen später habe ich dann feststellen müssen, dass “alle” leider vergessen haben, sich auch wirklich um die Umsetzung der Maßnahmen zu kümmern. Ich habe deshalb gute Erfahrungen damit gemacht, dass einzelne Teammitglieder namentlich den Verbesserungsmaßnahmen zugeordnet werden und die Verantwortung für deren Umsetzung übernehmen.
Begleite und unterstütze deine Teammitglieder
Bei der Umsetzung ist es deine Aufgabe, deine Teammitglieder zu begleiten und zu unterstützen. Beispielsweise, indem du ihnen deine Unterstützung anbietest, die beschlossenen Maßnahmen dokumentierst und bei der nächsten Retrospektive erneut thematisierst.
Haben deine Teammitglieder die Verbesserungsmaßnahmen umgesetzt? Wenn nicht – warum nicht? Was können die Teammitglieder tun, damit sie ihre Maßnahmen zukünftig umsetzen? Was fehlt? Diese Reflexion könnt ihr auch nutzen, um Maßnahmen ggf. anzupassen. Beispielsweise, wenn das Team neue Erkenntnisse gewonnen habt, die zeigen, dass die beschlossenen Veränderungen nicht weitreichend genug oder zielführend sind.
Wer moderiert eine Retrospektive und wählt die Methoden aus?
In der Regel wirst du die Rolle des Moderators übernehmen und die für eine erfolgreiche Retrospektive benötigten Methoden auswählen. Wichtig ist, dass du deinen Teammitgliedern gegenüber eine Haltung der Allparteilichkeit einnehmen und vertreten kannst. Das bedeutet, dass alle Teammitglieder spüren, dass alle Meinungen innerhalb der Retrospektive gleich gültig sind und du keine bevorzugst oder zuneigt bist. Oder mit anderen Worten: Du bist die Schweiz und stellst keine Meinung in den Vordergrund.
Erst, wenn deine Teammitglieder das spüren, werden sie das Gefühl haben, dass eine aktive Beteiligung an der Diskussion sinnvoll und sicher ist. Ganz egal, ob ihre eigene Meinung extrem oder Mainstream, die eigene Stimme laut oder leise, das eigene Selbstbewusstsein groß oder klein ist. Nur dann können Lösungen entstehen, die alle Ressourcen aktivieren, alle Meinungen einbeziehen und von allen deinen Teammitgliedern mitgetragen werden. Aus diesem Grund habe ich die Allparteilichkeit in meine Definition einer Retrospektive aufgenommen.
Lehne die Moderation einer Retrospektive ab, wenn du nicht allparteilich sein kannst – beispielsweise, weil du vom Thema indirekt oder direkt betroffen bist.<span>Markus Trbojevic, Jedes Team ist anders</span>
Wenn du bemerkst, dass du die Haltung der Allparteilichkeit nicht einnehmen kannst, solltest du unbedingt eine andere Person (wie beispielsweise andere Team-Coaches) darum bitten, die Moderation der anstehenden Retrospektive zu übernehmen. Ansonsten riskierst du neben möglichen Konflikten mit den Teammitgliedern auch, dass alle Beteiligten mit der Retrospektive wertvolle Zeit verschwenden. Der Grund: Erfahrungsgemäß sind in solchen Fällen wertstiftende Verbesserungsmaßnahmen eher unwahrscheinlich.
Auch die Teammitglieder können dich für ungeeignet halten, wenn es darum geht, die nächste Retrospektive zu moderieren. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn es ein Problem im Umgang zwischen einzelnen Teammitglieder und dir gibt. Dann ist eine neutrale und externe Moderation geeigneter, um einen Konflikt zu vermeiden und wertstiftende Maßnahmen zu erarbeiten. Schließlich hat eine Retrospektive eine zu große Bedeutung für die Arbeit eines Teams, um Konflikte zu riskieren oder die Zeit aller Beteiligten zu verschwenden.
Daher mein Tipp: Sagt dir dein Bauchgefühl, dass es keine gute Idee ist, wenn du die kommende Retrospektive moderierst, solltest du auf dein Bauchgefühl hören und eine anderweitige Moderation besorgen.
Worauf du bei der Auswahl von Methoden und der Moderation achten musst
In meiner Definition habe ich beschrieben, dass Teammitglieder innerhalb einer Retrospektive über die Vergangenheit reflektieren und gemeinsam Maßnahmen zur Verbesserung ableiten sollen. Um das zu erreichen, musst du als Moderator dafür sorgen, dass alle Personen gleichberechtigt zu Wort kommen, Erfolge gefeiert werden und, dass du Methoden und Fragestellungen stets zielgerichtet einsetzt.
Lass' alle Teammitglieder gleichwertig zu Wort
Nicht nur zu Beginn einer Retrospektive ist es wichtig, dass sich alle Teammitglieder kurz äußern können. Auch im weiteren Verlauf der Retrospektive müssen alle gleichwertig zu Wort kommen können. Deshalb solltest du bei der Konzeption einer Retrospektive und der damit verbundenen Auswahl von Methoden auf diesen Aspekt achten. Beispielsweise, indem du dafür sorgst, dass bei einer höheren Anzahl von Teammitgliedern Diskussionen und die Erarbeitung von Verbesserungsmaßnahmen eher in Kleingruppen als im großen Plenum erfolgen.
Feiere Erfolge und starte dann die Suche nach Optimierungspotenzial
Das Ziel einer Retrospektive laut Definition ist die Suche von Optimierungspotenzial und die Ableitung möglicher Verbesserungsmaßnahmen – sprich, die kontinuierliche Verbesserung. Dennoch sollten die Aspekte der gemeinsamen Zusammenarbeit, die sich bereits gut anfühlen und gut funktionieren, nicht außer Acht gelassen werden.
Aus diesem Grund solltest du zunächst funktionierende Aspekte und Erfolge mit den Teammitgliedern herausarbeiten und benennen werden – beispielsweise mit der kreativen Frage “Was lief gut?”. Nachdem dein Team die Erfolge gefeiert und funktionierende Abläufe wertgeschätzt hat, kann es anschließend den Blick auf Optimierungspotenziale und Verbesserungsmaßnahmen richten.
Reflektiere über den Entwicklungsstand deines Teams
Wenn du nach Methoden für deine Retrospektive suchst oder zu Konferenzen und Meetups gehst, wird dir eine Vielzahl von möglichen und tollen Methoden begegnen. Ich empfehle dir vor Anwendung einer Methode diese aus Sicht des Modells für nachhaltige Teamentwicklung und dessen fünf Handlungsfelder zu reflektieren und zu betrachten. Passt die Methode im Hinblick auf die fünf Handlungsfelder zum aktuellen Entwicklungsstand deines Teams? Kann sie bei deinen Teammitgliedern funktionieren? Was braucht es, damit die Methode in deinem Team funktioniert? Aus dieser Reflexion ergeben sich spannende Fragen:
- Welche Art von psychologischer Sicherheit ist für eine erfolgreiche Anwendung der Methode notwendig? Verfügt dein Team über diese psychologische Sicherheit?
- Welches Wissen ist notwendig? Haben deine Teammitglieder dieses Wissen?
- Welche Art von Erfahrung ist notwendig? Haben deine Teammitglieder diese Erfahrung?
- Welche Werte braucht es? Verfügt dein Team über die notwendigen Werte? Müssen die Werte deines Teams dafür überarbeitet werden?
- Haben deine Teammitglieder die passende Haltung entwickelt oder könnte ihre Haltung sogar kontraproduktiv sein?
Mein Tipp: Wenn du dich tiefer mit dem Modell für nachhaltige Teamentwicklung beschäftigen möchtest, findest du alles dazu in meinem Praxisbuch. Dort gehe ich genauer auf die fünf Handlungsfelder ein und erkläre dir, wie du das Modell in deiner täglichen Arbeit einsetzen kannst.
Setze Methoden stets zielgerichtet ein
Wenn du dich auf die Suche nach Methoden für die nächste Retrospektive begibst, wirst du oftmals neben offenen Fragestellungen und Perspektivwechseln auch eine Vielzahl von Spielen finden. Da bei Spielen der Spaßfaktor höher ist, als bei der Beschäftigung mit anderweitigen Methoden, entscheiden sich einige im Zweifel lieber dafür, Spiele zu spielen.
Bei der Auswahl einer Methode solltest du jedoch auf einen zielgerichteten Einsatz achten. Das Ziel einer Retrospektive und ihre Bedeutung – wie in meiner Definition beschrieben – ist die gemeinsame Reflexion der Teammitglieder und eine anschließende Ableitung von Maßnahmen. Dafür muss weder für viel Abwechslung gesorgt, noch ein Spiel gespielt werden.
Deshalb solltest du bei der Auswahl der Methoden bewusst über die eigene Motivation reflektieren: Möchtest du als moderierende Person die gefundene Methode in einer Retrospektive nutzen, weil du wahrscheinlich Spaß an ihr haben wirst und sie unbedingt ausprobieren möchtest? Oder möchtest du sie nutzen, weil du glaubst, dass sie den Teammitgliedern in der Retrospektive helfen wird, wertstiftende Maßnahmen zu erarbeiten?
Je besser es dir gelingt, die gewünschte Methode kritisch zu hinterfragen und auf ihre Erfolgswahrscheinlichkeit hin zu überprüfen, desto besser werden dir die Retrospektive und die Entwicklung deines Teams gelingen.
Methoden: 5 Beispiele und Ideen
Methodensammlungen, wie der Retromat, aber auch Bücher wie “Retrospektiven kurz und gut” (dpunkt Verlag) inspirieren mich und zählen zu meinen Lieblingsquellen. Auch über Suchmaschinen wie Google lassen sich eine Vielzahl von wertstiftenden Methoden finden, solange du den Suchbegriff um das Ziel oder das “wozu” der gewünschten Methode ergänzt. Nachfolgend liste ich Methoden auf, die mir gute Dienste geleistet haben:
- Bewertet den Sprint von 1 bis 10
Deine Teammitglieder bewerten den letzten Sprint und müssen begründen, was für eine 10/10 gefehlt hat – funktioniert auch in Retrospektiven von Teams, die nicht mit Scrum oder Sprints arbeiten. - Spotify Healthcheck
Deine Teammitglieder bewerten den “Gesundheitszustand” ihres Teams anhand unterschiedlicher Kategorien. Regelmäßig durchgeführt lassen sich auf diesem Weg Tendenzen und Veränderungen frühzeitig erkennen. - Was lief gut, was lief schlecht?
Manchmal braucht es keine große Diskussion oder komplizierte Methode. Klare Frage, klare Antworten. - Wunderfragen wie: “Wenn morgen drei Probleme im Team gelöst wären, welche wären das?”
Wunderfragen und offene Fragen richten den Blick auf wichtige Probleme und regen die Kreativität deiner Teammitglieder an. - Wahlprogramm
Deine Teammitglieder teilen sich in Kleingruppen auf und formulieren Wahlprogramme. Was wäre im Team besser oder anders, wenn sie die Wahl gewinnen würden?
Diese Methoden sind eine willkürliche und persönliche Auswahl von Methoden. Wenn du meine Impulse berücksichtigt, die ich dir bei der Auswahl geeigneter Methoden für seine Retrospektive beschrieben habe, wirst du gut für die Moderation gerüstet sein.
2 Regeln für eine erfolgreiche Retrospektive
Für eine erfolgreiche Retrospektive gibt es zwei wichtige Regeln, die meiner Erfahrung nach nicht fehlen dürfen: Die Vegas Regel und die oberste Direktive.
Vegas Regel: Was in der Retro passiert, bleibt auch dort
Warst du schon mal in Las Vegas? An einen Spruch erinnere ich mich besonders, weil er auf T-Shirts, Schnapsgläsern und weiteren Souvenirs aufgedruckt war: “What happens in Vegas, stays in Vegas”. Würde man diesen Spruch übersetzen, würde es sinngemäß wohl “Was in Vegas passiert, bleibt auch in Vegas” lauten. Sprichwörtlich steht das für Vertraulichkeit und Verschwiegenheit über jene Erlebnisse und Gespräche, die in Vegas passiert sind. Niemand außerhalb unserer Gruppe oder in der Heimat wird davon erfahren.
Auch in Retrospektiven wird dieser Spruch eingesetzt, indem du ihn als Moderator in der Einleitung aktivierst. Das Ziel: Die Vegas-Regel soll helfen, ein hohe Vertraulichkeit herstellen und deinen Teammitgliedern signalisieren, dass das von ihnen Gesagte vertraulich behandelt wird. Hierdurch wird es für sie einfacher, ihre Gedanken offen auszusprechen, sich verletzlich zu zeigen, Gefühle zu teilen oder offenes Feedback zu geben.
Vertrauen kommt zu Fuß und verschwindet in der Geschwindigkeit eines Formel 1-Wagens.<span>Markus Trbojevic, Jedes Team ist anders</span>
Nach Aktivierung der Vegas-Regel dürfen Erkenntnisse oder beschlossene Maßnahmen deiner Retrospektive nur noch mit ausdrücklicher und einstimmiger Zustimmung der Teammitglieder mit Außenstehenden geteilt werden. Sollte auch nur eine Person den vertraulichen Rahmen verletzen und Inhalte der Retrospektive verbreiten, könnte dies das Vertrauen irreparabel beschädigen. Damit wären Probleme in zukünftigen Retrospektiven und in der kontinuierlichen Verbesserung deines Teams vorprogrammiert.
Oberste Direktive
Eine weitere große Bedeutung innerhalb einer Retrospektive nimmt die oberste Direktive als zweite Regel ein.
<div class="definition">»Ganz egal, was wir entdecken werden: Wir verstehen und glauben zutiefst, dass jede(r) nach besten Kräften gearbeitet hat, wenn man den aktuellen Wissensstand, die Fähigkeiten und Fertigkeiten, die verfügbaren Ressourcen und die derzeitige Situation zugrunde legt.« <span>Retrospective Prime Directive; [Koschek 2014] nach [Kerth 2001]</span></div>
In einer Retrospektive hilft die oberste Direktive deinen Teammitgliedern dabei, ihren Fokus auf das Wesentliche richten: Auf die Sache selbst. Schließlich geht es in einer Retrospektive weder um etwas Persönliches, noch darum, Schuldige für identifizierte Probleme zu finden. Teammitglieder, die das falsch verstehen und das Team daran hindern, offen zu diskutieren und sich kontinuierlich zu verbessern, solltest du ansprechen und auf die Bedeutung dieser Regel hinweisen. Beispielsweise mithilfe eines anschließenden Einzelgesprächs.
