Was ist eine Teamsitzung – wie ist die Definition?
Auch du wirst bereits in der einen oder anderen Teamsitzung gesessen und dich vermutlich gefragt haben: "Was soll das eigentlich alles?" Gute Frage! Deshalb gehen wir zunächst der Frage nach, was genau eine Teamsitzung überhaupt ist – wie ist die Definition?
<div class="definition">Eine Teamsitzung (auch: Teambesprechung) ist ein organisiertes Treffen von Teammitgliedern, das in der Regel dazu dient, Informationen auszutauschen, miteinander zu kommunizieren, Entscheidungen zu treffen, Probleme zu lösen oder auch über Fortschritte zu sprechen.</div>
Wird eine Teambesprechung zielführend durchgeführt, hat sie für die Teamarbeit Vorteile. Beispielsweise, weil Informationen geteilt, zeitnahe und effiziente Entscheidungen getroffen werden oder auch, weil mithilfe einer Besprechung doppelte und möglicherweise unnötige Arbeit vermieden werden konnte.
Um diese Ziele erreichen zu können, ist es wichtig, dass eine Besprechung einen Sinn und Zweck verfolgt – also ein konkretes Ziel, an dem gearbeitet wird. Je nach Entwicklungsstand des Teams braucht es etwas Übung und Erfahrung, bis Teambesprechungen von den Teammitgliedern als wertstiftend und hilfreich wahrgenommen werden. Manchmal hilft es deshalb schon, diese regelmäßig stattfinden zu lassen.
Damit du eine gut geplante und gestaltete Teamsitzung mit deinem Team durchführen kannst, schauen wir uns zunächst an, wie man sie effektiv gestaltet. Anschließend verrate ich dir einige Regeln und Methoden, bevor wir uns abschließend mit den typischen Problemen einer solchen Besprechung beschäftigen.
6 Tipps zur Gestaltung einer effektiven Teambesprechung
Es ist nicht nur jedes Team, sondern auch jede Teambesprechung anders. Deshalb gibt es kein Geheimrezept für erfolgreiche Besprechungen oder eine gleichbleibende Schritt-für-Schritt Anleitung zur Vorbereitung und Durchführung. Stattdessen teile ich einige Tipps mit dir, die dir dabei helfen, eine gelungene Teamsitzung durchzuführen.
Gemeinsame Themenfindung mit dem Team
Wenn du in einem Scrum Team oder einem agilen Team tätig bist, ergeben sich Ziel, Themen und Inhalte vieler Termine bereits aus der genutzten Vorgehensweise. In Scrum wird das Daily Standup beispielsweise dafür genutzt, um die tägliche Arbeit zu synchronisieren und doppelte Arbeit zu vermeiden. In solchen Fällen musst du nicht viel Zeit in die Themenfindung investieren.
Bei Terminen, die keiner (agilen) Vorgehensweise folgen oder längeren Teambesprechungen wie Workshops, ist das anders. Hier musst du zunächst herausfinden, welche Themen besprochen werden sollen, damit du deine Besprechung zielgerichtet durchführen kannst.
"Was muss in diesem Termin passieren, damit sich die Teilnahme für dich gelohnt hat?" – das ist meine Standardfrage, die ich Teammitgliedern stelle, bevor ich mir Gedanken über Zeitrahmen, Methoden, Agenda oder die Formulierung konkreter Ziele mache. Damit sammle ich Themen, die die Teammitglieder für relevant halten und stelle sicher, dass die aus ihrer Sicht wichtigsten Themen besprochen werden. Dies ist ein wichtiger Aspekt dafür, damit deine Teammitglieder die Teambesprechung für sinnvoll halten.
Manchmal treffe ich People Leads oder andere Führungskräfte, die darauf verzichten ihre Teammitglieder zu fragen und stattdessen Themen notieren, über die sie gerne reden wollen. Verstehe mich nicht falsch: Generell ist daran nichts verkehrt. Wenn du aber möchtest, dass sich deine Teammitglieder beteiligen, einbringen und auf deine Teamsitzung einlassen, solltest du ihre Wünsche unbedingt berücksichtigen.
Zielgerichtete Auswahl von Methoden
Sobald die Ziele und Themen deiner Besprechung klar formuliert sind, solltest du dir über die Auswahl von Methoden Gedanken machen. Nutze hierfür die formulierten Ziele und wähle Methoden aus, die deinen Teammitgliedern helfen können, diese zu erreichen. Ich habe beispielsweise gute Erfahrungen mit dem Methoden-Baukasten Liberating Structures gemacht, der viele Methoden beinhaltet, die deine Teammitglieder fordern und aktiv an der Teamsitzung beteiligen.
Wenn zu viele Personen an deiner Teambesprechung teilnehmen sollten, empfehle ich dir, sie in mehrere Kleingruppen aufzuteilen – zumindest, wenn es darum geht, Entscheidungen zu treffen oder konkrete Inhalte zu erarbeiten. Hierdurch können sich möglichst viele Teammitglieder aktiv einbringen und zu Wort kommen. Ansonsten könnten sie innerlich abschalten und darauf verzichten, sich einzubringen.
Tipp: Wenn zu viele Teammitglieder an der Besprechung teilnehmen sollten, ist das möglicherweise auch ein Zeichen dafür, dass du es nicht mit einem "richtigen" Team, sondern eher einer Gruppe von Menschen zu tun hast. Wenn du dich jetzt fragen solltest "Was ist ein Team?", dann habe ich dir meine Definition dazu im verlinkten Artikel beschrieben.
Zeit der Beteiligten wertschätzen
Wie lange soll deine Teamsitzung dauern? Meine typische Antwort: Es kommt drauf an. Worauf? Auf das Thema, die Ziele, die gewählten Methoden und die Anzahl der Teilnehmenden.
Natürlich darfst du auch ein bisschen Puffer einbauen. Das bedeutet aber nicht, dass du die Besprechung unnötig in die Länge ziehen und das Ende verzögern solltest. Die Ziele sind vorzeitig erreicht? Schön – dann schätze die Zeit der Beteiligten wert und moderiere den Termin frühzeitig ab. Meiner Erfahrung nach sind insbesondere Führungskräfte und Teammitglieder froh, wenn man ihnen Zeit "schenkt" und sie sich auf ihre weiteren Aufgaben konzentrieren können.
Beginne deshalb unbedingt pünktlich mit dem Termin, auch, wenn noch Teammitglieder fehlen sollten. Auch hierdurch schätzt du die Zeit der Anwesenden wert. Gleichzeitig machen die verspäteten Teammitglieder so die Erfahrung, dass deine Termine pünktlich beginnen und sie deshalb zukünftig dafür sorgen sollten, auch pünktlich zu sein.
Moderation
In vielen Teams übernimmt die Führungskraft, ein Team-Coach oder das erfahrenste Teammitglied die Moderation einer Teamsitzung. In agilen Teams gehört die Moderation häufig zu den Scrum Master Aufgaben oder sie ist die typische Antwort auf die Frage "Was macht ein Agile Coach?".
Ich lasse die Moderation in normalen Besprechungen – also in allen, die keine längeren Workshops sind – gerne rotieren, sodass alle Teammitglieder Verantwortung übernehmen können und auch müssen. Hierfür melden sich die Teammitglieder zum Ende eines Termins freiwillig, um die kommende Besprechung zu moderieren. Auch im Falle eines Urlaubs erweist sich dieses Vorgehen als Vorteil, weil in der Regel keine Urlaubsvertretung notwendig ist.
Neben der Durchführung durch die Agenda ist ein Moderator auch für das Timeboxing und den Fokus im Termin zuständig. Insbesondere, um Fokus zu ermöglichen, hat ein Moderator das Mandat, bei Diskussionen dazwischen zu gehen und diese zu unterbrechen. Es kann helfen, die Teammitglieder in der Anmoderation auf eben dieses Mandat hinzuweisen, damit sich niemand vor den Kopf gestoßen fühlt.
Tipp: Verteile zu Beginn deiner Besprechung Rollen wie "Zeitwächter", "Fokuswächter" oder auch "Protokollführer", um einzelne Aufgaben an Teammitglieder zu delegieren und sie in die Verantwortung zu nehmen. Hierdurch bekommen sie ein Gefühl dafür, dass sie die Verantwortung für den Erfolg des Termins tragen und werden außerdem langsam an eine mögliche Moderationsrolle herangeführt.
Konkrete Beschlüsse und Verantwortlichkeiten
Achte während der Teambesprechung darauf, dass die getroffenen Beschlüsse und Entscheidungen möglichst konkret formuliert werden. Sprich, es sollte klar und deutlich sein, was zu tun ist. Außerdem sollte eine Deadline abgestimmt sowie einzelne Teammitglieder als Verantwortliche für die Umsetzung benannt sein. Nur dann ist es wahrscheinlich, dass sich dein Team auch um die Umsetzung kümmert.
Tipp: Achte auf die "Alle-Falle". Was ich damit meine? Lass' dich gar nicht erst darauf ein, dass "alle" oder "das Team" die Verantwortung für die Umsetzung einzelner Maßnahmen übernehmen. Meiner Erfahrung passiert dann nämlich häufig: nichts. Nur, wenn einzelne Teammitglieder benannt sind, hast du eine gute Chance, dass die Beschlüsse auch umgesetzt werden.
Dokumentation
Wichtige Eckpunkte der Teamsitzung sowie die möglichst konkret formulierten Beschlüsse sollten gut dokumentiert werden. Ob du dafür das Intranet oder ein Dokument Word nutzt, müssen du und dein Team entscheiden. Wichtig ist nur, dass es auch passiert.
Meiner Erfahrung nach erweist sich eine gute Dokumentation häufig wenig später als wirklich hilfreich. Beispielsweise dann, wenn Teammitglieder, die nicht an der Teambesprechung teilnehmen konnten, Ablauf und Entscheidungen nachlesen können oder Stakeholder nachfragen sollten, warum sich das Team so entschieden hat, wie es sich entschieden hat.
Tipp: Nutze die Dokumentation zu Beginn eines Folgetermins, indem du die dokumentierten Beschlüsse durchgehst und gemeinsam mit deinen Teammitgliedern überprüfst, was bereits umgesetzt wurde – und was nicht. Wurden Beschlüsse trotz Deadline nicht umgesetzt, solltet ihr die kommenden Minuten dafür nutzen, um die Ursachen hierfür zu identifizieren.
7 Regeln und Methoden für die Teamsitzung
Wenn du eine wertstiftende und hilfreiche Teamsitzung durchführen möchtest, gibt es einige Regeln oder auch Methoden, die du hierfür beachten solltest:
- 1. Wahrung der Vertraulichkeit
- 2. Sichere Atmosphäre herstellen
- 3. Auf ausgeglichene Redeanteile achten
- 4. Methoden zielgerichtet auswählen
- 5. Stille aushalten
- 6. Teilnehmende in die Verantwortung nehmen
- 7. Zeit der Beteiligten wertschätzen
Schauen wir uns an, was ich im Detail damit meine.
1. Wahrung der Vertraulichkeit
Insbesondere, wenn es innerhalb einer Teambesprechung um vertrauliche Themen geht, ist es wichtig, die Vertraulichkeit explizit mit den Teammitgliedern abzusprechen und zu wahren. Bedeutet: Das Team einigt sich darauf, mit keinen anderen Personen außer den Anwesenden über Inhalte und Beschlüsse des Termins zu sprechen. Das ist beispielsweise besonders wichtig für die Retrospektive deines Teams (Retrospektive Bedeutung).
Tipp: Auch, wenn Besprechungen für das Team ungewohnt sind und du das Gefühl haben solltest, dass die Teammitglieder nicht offen sprechen, hilft es, die Vertraulichkeit zu aktivieren und die Tür des Raumes zu schließen.
2. Sichere Atmosphäre herstellen
Nur, wenn deine Teammitglieder spüren, dass sie keine Angst haben müssen, wenn sie das sagen, was sie denken oder so sind, wie sie sind, werden sie sich auch offen an deiner Teambesprechung beteiligen. Diese sichere Atmosphäre wird als psychologische Sicherheit bezeichnet. Die psychologische Sicherheit ist immer subjektiv – es kann also gut sein, dass du dich sicher genug fühlst, um offen zu reden, während es ein Teammitglied anders empfindet. Möglicherweise sind dir schon Besprechungen begegnet, in denen Menschen nicht ausreden konnten oder durften, weil ihnen jemand ins Wort gefallen ist. Auch das könnte eine mögliche Angst oder eine schlechte Erfahrung sein, weshalb sich ein Teammitglied psychologisch unsicher fühlt.
Was kannst du tun? In erster Linie braucht es viel Zeit und Geduld, um psychologische Sicherheit in einem Team zu entwickeln. In meinem verlinkten Artikel kannst du mehr über sie erfahren und ich verrate dir ein paar Tipps, mit denen du sie in deinem Team entwickeln kannst.
Tipp: Nutze eine Methode für Teamentwicklung, um die psychologische Sicherheit und dein Team kontinuierlich zu entwickeln – wie beispielsweise unsere JTIA-Methode, die in fünf Arbeitsschritten einfach anwendbar ist und dir hilft, dein Team zielgerichtet weiterzuentwickeln. Unsere JTIA-Methode ist eine gute Alternative zu den Phasen der Teamentwicklung nach Bruce Tuckman. Warum? Wie du in meinem verlinkten Artikel nachlesen kannst, wurde sein Modell mittlerweile in Teilen wiederlegt.
3. Auf ausgeglichene Redeanteile achten
Unabhängig von der Anzahl der Teammitglieder, die an deiner Besprechung teilnehmen, solltest du auf ausgeglichene Redeanteile achten. Ich sage dazu auch gerne: "Die Lauten etwas leiser und die Leisen etwas lauter machen!" Meiner Erfahrung sprechen stark unausgeglichene Redeanteile durchaus für ein toxisches Arbeitsumfeld, in dem einzelne Teammitglieder spüren, dass sie ohnehin nicht zu Wort kommen oder gehört werden. Hier bemerkst du sicherlich auch die Verbindung zur psychologischen Sicherheit, die ich dir im vorigen Absatz vorgestellt habe.
Tipp: Erarbeite gemeinsam mit deinen Teammitgliedern Teamregeln, die beispielsweise beinhalten, dass alle gleichberechtigt zu Wort kommen oder jedes Teammitglied dafür verantwortlich ist, auf die Verteilung der Redeanteile zu achten. Das gilt übrigens auch für dich als Führungskraft oder die Moderation. Reden diese beiden Rollen – im Vergleich zu den Teammitgliedern – zu viel, ist das ein sicheres Anzeichen dafür, dass du an den Redeanteilen arbeiten solltest.
4. Methoden zielgerichtet auswählen
Darüber, dass du eine größere Gruppe von Teammitgliedern in mehrere Kleingruppen aufteilen solltest, haben wir bereits bei meinen Tipps zur Gestaltung gesprochen.
Aber auch die Auswahl von Methoden sollte angemessen sein. Was ich damit meine? Insbesondere Teambildungsmaßnahmen solltest du an dem Entwicklungsstand deines Teams ausrichten. Dabei hilft dir das Modell für nachhaltige Teamentwicklung mit seinen fünf Handlungsfeldern psychologische Sicherheit, Wissen, Erfahrung, Haltung und Werte. Indem du dich fragst, ob dein Team über die notwendige psychologische Sicherheit, das Wissen, die Erfahrung, Haltung und Werte verfügt, um die von dir angedachte Methode wertstiftend einzusetzen, sorgst du dafür, dass die Methode zu deinem Team passt. Diese zielgerichtete Auswahl erhöht die Wahrscheinlichkeit dafür, dass sich deine Teammitglieder auf eben diese einlassen und sie ausprobieren werden. Beispielsweise könntest du durch diesen Ansatz frühzeitig bemerken, dass dein Team nicht über die notwendige psychologische Sicherheit verfügt, um die von dir ausgewählte Feedbackübung zu nutzen.
5. Stille aushalten
Vermutlich kennst du diese Situation: Es wurde eine Frage in einer Besprechung gestellt und es antwortet – niemand. Keiner sagt etwas. In diesem Moment gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder war das eine gute Frage, weshalb die Teammitglieder erst einmal nachdenken müssen oder dein Team funktioniert nicht. Es gibt also irgendwelche Teamprobleme, beispielsweise mit der psychologischen Sicherheit. Was du in solchen Fällen tun kannst, habe ich dir in meinem verlinkten Artikel beschrieben.
Tipp: Gehe erst einmal davon aus, dass eine gute Frage gestellt wurde, bei der die Teammitglieder etwas Zeit brauchen, um zu antworten. Deshalb solltest du die Stille aushalten – beispielsweise, indem du gedanklich bis 200 zählst (ja, wirklich) oder, indem du ein Glas Wasser trinkst. Ich denke mir immer: Die Stille ist für meine Teammitglieder deutlich unangenehmer als für mich. Meiner Erfahrung nach dauert es deshalb oft auch nicht lange, bis eine Person dann doch antwortet.
6. Teilnehmende in die Verantwortung nehmen
Du als Moderator oder Führungskraft bist du dafür verantwortlich, innerhalb der Teamsitzung einen sicheren Rahmen zu schaffen, in dem sich die Teammitglieder offen äußern können. Die von dir gewählten Methoden helfen ihnen dabei, die Ziele der Besprechung zu erreichen – beispielsweise, weil sie mit ihrer Hilfe wichtige Entscheidungen für die weitere Zusammenarbeit treffen können. Die Verantwortung für die Ergebnisse, ihre Qualität sowie die letztendliche Umsetzung liegt jedoch allein bei deinen Teammitgliedern.
Es ist wichtig, dass du dir diesen Verantwortungen bewusst bist und sie auch deinen Teammitgliedern gegenüber klar machst. Indem du Methoden zielgerichtet auswählst, einen sicheren Rahmen schaffst und die Teammitglieder in die Verantwortung nimmst, förderst du gleichzeitig die Selbstorganisation deines Teams. Es ist außerdem ein moderner Führungsansatz, den du vorlebst – ganz wie im Konzept von New Work beschrieben. Falls du dich fragen solltest: "Was ist New Work?", dann habe ich in dem von mir verlinkten Artikel die passenden Antworten für dich.
7. Zeit der Beteiligten wertschätzen
Schätze die Zeit deiner Teammitglieder wert. In vielen Teams gibt es unglaublich viele Termine, die die Teammitglieder davon abhalten, an ihren eigentlichen Zielen zu arbeiten. Meiner Erfahrung nach braucht es jedoch nicht für jedes neue Thema oder jede neue Entscheidung einen gesonderten Termin im Kalender. Wie soll dein Team schließlich auch zu einem High Performing Team, also einem Hochleistungsteam, werden, wenn es die ganze Zeit nur Teambesprechungen macht? Deshalb empfehle ich dir, bestehende Termine zu recyclen und zu schauen, ob Themen oder Beschlüsse nicht dort stattfinden können. Kann es nicht? Dann kannst du immer noch einen gesonderten Termin einstellen.
Wie habe ich das gemacht? Eines meiner Teams hatte einen wöchentlichen Arbeitstermin, in dem sie sich trafen, fachliche Themen diskutierten und Entscheidungen trafen. Fortan nutzte ich eben genau diesen Termin, wenn ich bei Diskussionen oder Entscheidungen unterstützen oder ein Thema klären wollte. So konnte ich sicherstellen, dass ich meine Teammitglieder nicht zusätzlich aus ihren Themen herausreiße und ihre Zeit wertschätze.
Häufige Probleme bei einer Teambesprechung
Bei der Durchführung von Teambesprechungen konnte ich schon die verschiedensten Probleme beobachten – wie beispielsweise:
- Warten auf verspätete Teammitglieder
- Fehlende Vorbereitung – Entscheidungen werden vertagt
- Fehlender sicherer Rahmen – alle Beteiligten schweigen sich an
- Fehlendes Ziel – worum geht es in diesem Termin überhaupt?
- Fehlender Fokus – Teammitglieder sind abgelenkt und kümmern sich parallel um andere Dinge
Wenn du Probleme oder sogar eines der genannten Probleme in deiner Teambesprechung bemerken solltest, empfehle ich dir, dich in Ruhe mit diesem Artikel zu beschäftigen und über mögliche Ursachen der Probleme nachzudenken. Sprich dazu auch mit deinen Teammitgliedern. Abhängig von den konkreten Problemen möglicherweise sogar lieber in Einzelgesprächen. Häufig lassen sich derartige Probleme in kleinen Gesprächen und durch die konkrete Formulierung von Erwartungen an die Teammitglieder angehen – beispielsweise, indem du ihnen sagst, dass sie die Verantwortung für die Ergebnisse der Besprechung oder ein pünktliches Erscheinen tragen.
Das hat nicht geholfen? In den obigen Abschnitten habe ich dir viele Tipps und Methoden beschrieben, die dir helfen können, mit Problemen in deiner Teamsitzung umzugehen. Ansonsten helfe ich dir auch gern in unserem Intensivtraining für nachhaltige Teamentwicklung oder einem individuellen Coaching.
