Was ist eine Retrospektive?

Über Definition, Ziele und Moderation einer Retrospektive und warum sie bei der kontinuierlichen Verbesserung hilft.

Wie ist die Definition einer Retrospektive und was unterscheidet sie von einem Treffen mit der Bezeichnung „Lessons Learned“? In welchen Arbeitskontexten außer „Team“ finden Retrospektiven statt? Was muss bei der Auswahl der richtigen Methoden beachtet werden, damit eine wertstiftende Reflexion in der Retrospektive entstehen kann? Wie hängen Retrospektiven und kontinuierliche Verbesserung zusammen? Wer moderiert eine Retrospektive und was sollte diese Person beachten? Welche Regeln gibt es, damit eine Retrospektive erfolgreich ist? All diesen Fragen werden wir in diesem Artikel nachgehen. Außerdem beschreiben wir, warum Retrospektiven in allen Teams genutzt werden sollten. In allen Teams? Ja, wir sind davon überzeugt, dass Retrospektiven allen Teams helfen können. Ganz unabhängig davon, ob sich das Team als „agil“ bezeichnen möchte. Und unabhängig davon, ob es mit Modellen der zielgerichteten Zusammenarbeit wie Scrum oder Kanban arbeitet – oder nicht.

Team-Coach Martin - unsere methodenneutrale Bezeichnung eines Scrum-Masters, Agile Coaches oder einer Führungskraft, die ein Team bei der Teamentwicklung unterstützt.

Insbesondere im Arbeitskontext „Team“ sind Retrospektiven bekannt geworden. Wir erklären, was eine Retrospektive ausmacht, wie die Definition des Begriffs ist und wer verantwortlich für die Moderation ist.

Was ist eine Retrospektive – wie ist die Definition?

Das Wort „Retrospektive“ bedeutet so viel wie „Rückblick in die Vergangenheit“ oder „Rückschau“. Auch unsere Definition lehnt sich an diese Bedeutung an.

Eine Retrospektive ist ein Treffen, in dem aus der Vergangenheit gelernt werden soll. Hierzu blicken die Teilnehmenden des Treffens auf die gemeinsame Zusammenarbeit zurück und reflektieren, was in dieser gut und was schlecht gelaufen ist. Aus der Reflexion leiten sie anschließend eine oder mehrere Verbesserungsmaßnahmen ab.

Retrospektiven werden regelmäßig durchgeführt und in der Regel von einer Person moderiert, die eine Haltung der Allparteilichkeit einnehmen kann. Durch eine regelmäßige und offene Reflexion sowie durch eine konsequente Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen wird sukzessive eine kontinuierliche Verbesserung erreicht.

Team-Coach Martin - unsere methodenneutrale Bezeichnung eines Scrum-Masters, Agile Coaches oder einer Führungskraft, die ein Team bei der Teamentwicklung unterstützt.

Einige Teams wie auch die Team-Persona „Kreuzfahrer“ übernehmen nach einer Retrospektive wenig Verantwortung für die Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen.

Beschluss und Umsetzung von Maßnahmen: Schrittweise, kontinuierliche und nachhaltige Verbesserung

Eine konsequente Umsetzung der in einer Retrospektive beschlossenen Maßnahmen ist die Voraussetzung dafür, damit sich eine kontinuierliche Verbesserung einstellt. Bei der Erarbeitung von Maßnahmen stellt sich jedoch schnell eine Frage: Wer übernimmt Verantwortung für die Umsetzung? Unserer Überzeugung nach kann es auf diese Frage nur eine Antwort geben. Es sind die Teilnehmenden selbst, die – namentlich den einzelnen Maßnahmen zugeordnet – Verantwortung dafür übernehmen müssen. Die moderierende Person oder eine Person, die für die Teamentwicklung verantwortlich ist, kann sie dabei begleiten und unterstützen. Beispielsweise dadurch, dass sie die beschlossenen Maßnahmen nachhält und diese bei der nächsten Retrospektive erneut thematisiert. Hierdurch kann über den Umsetzungsstand reflektiert und mithilfe neuer Erkenntnisse die Maßnahmen angepasst werden. Je mehr sich um die Umsetzung der Maßnahmen gekümmert und über den Umsetzungsstand reflektiert wird, desto mehr entsteht eine Haltung der kontinuierlichen Verbesserung. Teams, denen das langfristig gelingt, haben gute Chancen, sich zu einem sogenannten High Performance Team zu entwickeln.

Retrospektiven in unterschiedlichen Arbeitskontexten: Vom „Selbst“ bis zur „Organisation“

In welchen Zusammenhängen oder Arbeitskontexten finden Retrospektiven entsprechend unserer Definition statt? Stellt man diese Frage an verschiedene Personen, würden diese bei dem Begriff „Retrospektive“ schnell an ein Team denken, das über die gemeinsame Zusammenarbeit reflektiert. Es gibt jedoch viele weitere Arbeitskontexte, in denen Retrospektiven mit unterschiedlichen Teilnehmerkreisen genutzt werden und stattfinden können. Im Arbeitskontext „Selbst“ kann eine Person beispielsweise allein über die Vergangenheit reflektieren, um für sich selbst Maßnahmen zur Verbesserung abzuleiten. Ein Coach könnte diese Person bei ihrer Reflexion unterstützen – und wäre dann im Arbeitskontext „Individuum“ aktiv. Um die Zusammenarbeit mehrerer Teams miteinander zu verbessern, könnte eine Retrospektive im Arbeitskontext „mehrere Teams“ stattfinden. Auch im Arbeitskontext „Organisation“ könnte eine Retrospektive helfen. Beispielsweise, indem die Zusammenarbeit mit Führungskräften oder Teilen der Organisation reflektiert und Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung zu erarbeitet werden.

Lessons Learned zur Reflexion einzelner Themen und Projekte

Nicht nur die Arbeitskontexte, in denen Retrospektive stattfinden, sind unterschiedlich. Auch die Bezeichnung des Treffens kann unterschiedlich sein. Meistens heißt sie „Retrospektive“, manchmal trägt sie aber auch Namen wie „Lessons Learned“ oder „Post Mortem Analyse“. Mit „Lessons Learned“ oder „Post Mortem Analyse“ werden in der Regel Retrospektiven bezeichnet, die unregelmäßig und eher zum Ende – also abschließend – stattfinden. Ein Beispiel: Haben mehrere Abteilungen eine Kundenanfrage bearbeitet, treffen sich die Beteiligten zu einem „Lessons Learned“. In dieser reflektieren die Beteiligten abschließend darüber, was sie bei der Bearbeitung hätten besser machen können. Durch Umsetzung der erarbeiteten Maßnahmen können sie zukünftige Anfragen effektiver und zielgerichteter bearbeiten.

Wir fokussieren uns auf den Arbeitskontext „Team“

Im weiteren Verlauf dieses Artikels betrachten wir Retrospektiven im Arbeitskontext „Team“. Sprich wir betrachten jene Treffen, in denen Teammitglieder über die gemeinsame Zusammenarbeit reflektieren. Unsere Erläuterungen und Impulse lassen sich aber problemlos auch auf andere Arbeitskontexte übertragen.

Ein Team-Coach wie Martin könnte durch seine Allparteilichkeit als Moderator einer Retrospektive unterstützen

Ein Team-Coach wie Martin muss als Moderator einer Retrospektive die Haltung der Allparteilichkeit einnehmen.

Moderation von Retrospektiven verpflichtet zu Neutralität

Im Kontext eines Teams wird die Person, die für die Teamentwicklung verantwortlich ist, die Rolle des Moderators in den Retrospektiven übernehmen. Wir haben diese Rolle wegen der coachenden Grundhaltung methodenneutral als Team-Coach bezeichnet. Der Team-Coach hat als Moderator die Aufgabe, einen sicheren Rahmen innerhalb der Retrospektive herzustellen, damit entsprechend der Definition Maßnahmen zur Verbesserung entstehen können. Dazu gehört auch, mögliche Verletzungen der psychologischen Sicherheit zu bemerken und zu entschärfen. Dabei hilft ihm eine Haltung der Allparteilichkeit, durch die er die Gleich-gültig-keit aller Äußerungen sicherstellt. Was verbirgt sich dahinter?

Haltung der Allparteilichkeit: Neutralität in der Moderation

Der Team-Coach muss innerhalb der Retrospektive dafür sorgen, dass alle Meinungen gleich gültig sind und er keine Meinung bevorzugt oder auch keiner zugeneigt ist. Erst, wenn das gelingt, werden alle Teammitglieder das Gefühl haben, dass eine aktive Beteiligung an der Diskussion sinnvoll und sicher ist. Ganz egal, ob die eigene Meinung extrem oder Mainstream, die eigene Stimme laut oder leise, das eigene Selbstbewusstsein groß oder klein ist. Hierdurch können Lösungen entstehen, die alle Ressourcen aktivieren, alle Meinungen einbeziehen und von allen Teammitgliedern mitgetragen werden können.

Die eigene Situation reflektieren und externe Moderation anfordern

Bemerkt der Team-Coach, dass er die Haltung der Allparteilichkeit nicht einnehmen kann, sollte er eine andere Person darum bitten, die Moderation der anstehenden Retrospektive zu übernehmen. Auch die Teammitglieder können den Team-Coach für ungeeignet halten, die nächste Retrospektive zu moderieren. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn der Team-Coach von den Themen der Retrospektive inhaltlich betroffen ist. Auch ein Problem im Umgang miteinander zwischen Team und Team-Coach kann ein Grund hierfür sein. In beiden Beispielen ist eine neutrale und externe Moderation geeigneter, damit wertstiftende Maßnahmen erarbeitet werden können.

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Markus Trbojevic spricht auch im Intensivtraining über die Teamuhr von Tuckman

Gemeinsame Reflexion der Teilnehmenden durch zielgerichtete Methoden ermöglichen und unterstützen

In unserer Definition haben wir beschrieben, dass Teilnehmende einer Retrospektive (oder Teammitglieder) über die Vergangenheit reflektieren und gemeinsam Maßnahmen zur Verbesserung der Zukunft ableiten sollen. Um das zu erreichen, muss der Team-Coach als moderierende Person dafür sorgen, dass alle Personen zu Wort kommen, Erfolge gefeiert und, dass er Methoden und Fragestellungen zielgerichtet einsetzt. Was wir damit meinen, beschreiben wir in den folgenden Absätzen.

Alle Teammitglieder gleichwertig zu Wort kommen lassen

Nicht nur zum Start einer Retrospektive in der sogenannten „Set the Stage“ – Phase ist es wichtig, dass sich alle Teammitglieder kurz äußern können. Auch im weiteren Verlauf der Retrospektive müssen alle gleichwertig zu Wort kommen können. Deshalb ist es wichtig, bei der Auswahl der Methoden auf diesen Aspekt zu achten. Beispielsweise, indem bei einer höheren Anzahl von Teammitgliedern sowohl Diskussionen als auch die Erarbeitung von Maßnahmen eher in Kleingruppen erfolgen. Neben der Auswahl geeigneter Methoden kann der Team-Coach als Moderator zusätzlich zurückhaltende Teammitglieder namentlich um ihre Meinung oder Äußerung bitten, um ihnen eine weitere Chance zur Äußerung zu geben.

Erfolge feiern und anschließend Optimierungspotenzial suchen

Das Ziel einer Retrospektive ist die Suche von Optimierungspotenzial und die Ableitung möglicher Verbesserungsmaßnahmen – sprich, die kontinuierliche Verbesserung. Dennoch sollten die Aspekte der gemeinsamen Zusammenarbeit, die sich bereits gut anfühlen und gut funktionieren, nicht außer Acht gelassen werden. Aus diesem Grund sollten zunächst funktionierende Aspekte und Erfolge mit den Teammitgliedern herausgearbeitet und benannt werden. Nachdem die Erfolge gefeiert wurden, kann anschließend der Blick auf Optimierungspotenziale gerichtet und Verbesserungsmaßnahmen erarbeitet werden.

Zielgerichtete Methoden einsetzen

Wer sich in Methodensammlungen wie beispielsweise dem Retromat oder in der Literatur auf die Suche nach Methoden für die nächste Retrospektive begibt, wird neben offenen Fragestellungen und Perspektivwechseln auch eine Vielzahl von Spielen finden. Da bei Spielen der Spaßfaktor höher ist als bei der Beschäftigung mit offenen Fragestellungen, entscheiden sich einige Team-Coach im Zweifel lieber für ein Spiel. Bei der Auswahl der Methode sollte jedoch auf einen zielgerichteten Einsatz geachtet werden. Das Ziel einer Retrospektive – wie in unserer Definition beschrieben – ist die gemeinsame Reflexion der Teammitglieder und eine anschließende Ableitung von Maßnahmen. Dafür muss prinzipiell nicht für viel Abwechslung gesorgt oder ein Spiel gespielt werden. Deshalb sollte bei der Auswahl der Methoden bewusst über die eigene Motivation reflektiert werden. Dabei kann auch das Modell für nachhaltige Teamentwicklung helfen.

Über mögliche Methoden anhand der fünf Handlungsfelder reflektieren

Möchte ich als moderierende Person die gefundene Methode in einer Retrospektive nutzen, weil ich Spaß an ihr haben werde oder sie unbedingt ausprobieren möchte? Oder möchte ich sie nutzen, weil ich glaube, dass sie den Teammitgliedern in der Retrospektive helfen wird, wertstiftende Maßnahmen zu erarbeiten? Bei der Selbstreflexion ist es auch sinnvoll, die vorliegende Methode aus der Sicht des Modells für nachhaltige Teamentwicklung und seiner fünf Handlungsfelder zu betrachten. Passt die Methode mit Blick auf die fünf Handlungsfelder zum Team? Aus dieser Reflexion ergeben sich spannende Fragen: Welche Art von psychologischer Sicherheit ist für eine erfolgreiche Anwendung der Methode notwendig? Verfügt das Team über diese psychologische Sicherheit? Welches Wissen ist notwendig? Haben die Teammitglieder dieses Wissen? Auch für die anderen drei Handlungsfelder Erfahrung, Werte und Haltung können sich spannende Fragen ergeben, um die Methode kritisch zu hinterfragen und auf ihre Erfolgswahrscheinlichkeit hin zu überprüfen.

Zurückhaltend und mit Problemen in der psychologischen Sicherheit: Die Team-Persona Best friends forever

Bei der Team-Persona der „Harmoniebedürftigen“ können die Vegas Regel und die oberste Direktive für einen sicheren Rahmen sorgen, in dem sich die Teammitglieder offen äußern.

Zwei wichtige Regeln für erfolgreiche Retrospektiven

Die Bedeutung einer ausgeglichenen Moderation und des zielgerichteten Einsatzes von Methoden für eine erfolgreiche Retrospektive haben wir bereits vorgestellt. Es gibt zwei weitere Regeln, die unserer Meinung nach in keiner Retrospektive fehlen dürfen: Die Vegas Regel und die oberste Direktive.

Vegas Regel: Was in der Retro passiert, bleibt auch in der Retro

Jede Person, die schon einmal Las Vegas besucht hat, erinnert sich insbesondere an einen Spruch: „What happens in Vegas, stays in Vegas“ (deutsch: Was in Vegas passiert, bleibt auch in Vegas). Dieser Spruch steht sprichwörtlich für Vertraulichkeit und Verschwiegenheit über jene Erlebnisse und Gespräche, die in Vegas passiert sind. Niemand wird davon erfahren. Auch in Retrospektiven wird dieser Spruch genutzt – meist direkt am Anfang, indem die Vegas-Regel in der Einleitung durch den Team-Coach aktiviert wird. Das Ziel: Sie soll helfen, einen sicheren Rahmen, eine hohe Vertraulichkeit herzustellen und den Teammitgliedern zu signalisieren, dass das von ihnen Gesagte vertraulich behandelt wird. Hierdurch wird es einfacher für sie, ihre Gedanken offen auszusprechen, sich verletzlich zu zeigen, Gefühle zu teilen oder offenes Feedback zu geben.

Vertrauen kommt zu Fuß und verschwindet in der Geschwindigkeit eines Formel1-Wagens

Durch die Aktivierung der Vegas-Regel dürfen Erkenntnisse oder beschlossene Maßnahmen einer Retrospektive nur noch mit ausdrücklicher und einstimmiger Zustimmung der Teammitglieder mit Außenstehenden geteilt werden. Sollte auch nur eine Person den vertraulichen Rahmen verletzen und Inhalte der Retrospektive verbreiten, könnte dies das Vertrauen irreparabel beschädigen, für Probleme in zukünftigen Retrospektiven und in der kontinuierlichen Verbesserung sorgen.

Oberste Direktive

»Ganz egal, was wir entdecken werden: Wir verstehen und glauben zutiefst, dass jede(r) nach besten Kräften gearbeitet hat, wenn man den aktuellen Wissensstand, die Fähigkeiten und Fertigkeiten, die verfügbaren Ressourcen und die derzeitige Situation zugrunde legt.« (Retrospective Prime Directive; [Koschek 2014] nach [Kerth 2001]).

In einer Retrospektive eingeführt und vorgestellt, hilft die oberste Direktive den Teammitgliedern dabei, ihren Fokus auf das Wesentliche richten: Auf die Sache selbst. Der Grund: In einer Retrospektive geht es weder um etwas Persönliches, noch darum, Schuldige für identifizierte Probleme zu finden. Teilnehmende, die das falsch verstehen und das Team daran hindern, offen zu diskutieren und sich kontinuierlich zu verbessern, sind von der moderierenden Person entsprechend zu adressieren. Beispielsweise in einem anschließenden Einzelgespräch.