Was ist eine Retrospektive?

Definition: Was ist eine Retrospektive?

In vielen Organisationen und Teams hörst du häufig das Wort "Retrospektive". Aber was ist damit gemeint?

Das Wort “Retrospektive” bedeutet so viel wie “Rückblick in die Vergangenheit” oder “Rückschau”. Auch in meiner Definition einer Retrospektive findest du genau diese Bedeutung:

<div class="definition">Eine Retrospektive ist ein Treffen, in dem aus der Vergangenheit gelernt werden soll. Hierzu blicken die Teammitglieder auf die gemeinsame Zusammenarbeit zurück und reflektieren mithilfe geeigneter Methoden, was in dieser gut und was schlecht gelaufen ist. Aus ihrer Reflexion leiten sie anschließend eine oder mehrere Verbesserungsmaßnahmen ab, um ihre Zusammenarbeit zukünftig effizienter und zielgerichteter zu gestalten.<br/><br/>

Retrospektiven werden regelmäßig durchgeführt und in der Regel von einer Person moderiert, die eine Haltung der Allparteilichkeit einnehmen kann. Durch eine regelmäßige und offene Reflexion sowie durch eine konsequente Umsetzung beschlossener Maßnahmen entwickeln die Teammitglieder sukzessive eine Haltung der kontinuierlichen Verbesserung.<span>Definition Retrospektive</span></div>

So viel zu meiner Definition einer Retrospektive. Doch was bedeutet das in der Realität? Das schauen wir uns im nächsten Abschnitt an.

Bedeutung: Was ist das Ziel einer Retrospektive?

Das Ziel einer Retrospektive ist die Verbesserung der Zusammenarbeit – beispielsweise  deines Teams. Sei es, weil dein Team zukünftig effizienter zusammenarbeitet, zunehmend werthaltige Arbeitsergebnisse für seine Kunden produziert oder sich die Stimmung im Team verbessert. Auch ein sicheres und gutes Arbeitsumfeld zu erreichen, kann ein Ziel sein.

All das zeigt dir bereits die große Bedeutung, die eine Retrospektive für den Erfolg deines Teams und deiner Organisation haben kann. Aus diesem Grund sind Retrospektiven für mich ein wichtiger Faktor, um starke Teams zu entwickeln. Deshalb habe ich sie in Form einer regelmäßigen Reflexion der Wirksamkeit in meine sieben Merkmale und meine Antwort auf die Frage "Was ist ein Team?" aufgenommen. Was ich dir damit sagen möchte?

Ganz einfach: Ein "Team", das Retrospektiven nicht oder nur unregelmäßig durchführt, ist für mich kein Team, sondern eher eine Gruppe von Menschen.

Regelmäßige Durchführung

Teams, die Scrum einsetzen, führen ihre Retrospektive üblicherweise durch, sobald der Sprint beendet ist. Wenn du kein Scrum Team begleitest oder dein Team nicht in Sprints arbeitet, empfehle ich dir, deine Retrospektive alle zwei bis vier Wochen durchzuführen.

Wie funktioniert das konkret? In der Retrospektive erarbeitet dein Team mit den von dir ausgewählten Methoden und deiner Moderation Verbesserungsmaßnahmen, die es anschließend umsetzt. Je mehr sich deine Teammitglieder um die Umsetzung dieser Maßnahmen kümmern und je werthaltiger diese sind, desto mehr verbessert sich dein Team. Klingt nachvollziehbar, oder?

Haltung der kontinuierlichen Verbesserung entwickeln

Nach einigen Retrospektiven wird es für dein Team immer selbstverständlicher, nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen und diese umzusetzen. Man spricht davon, dass deine Teammitglieder eine Haltung der kontinuierlichen Verbesserung entwickeln.

Ich habe beispielsweise schon mit Teams arbeiten dürfen, in denen Teammitglieder nach einer gewissen Zeit nicht mehr auf Retrospektiven gewartet haben, um ihre Zusammenarbeit zu verbessern. Stattdessen haben sie Probleme und mögliche Verbesserungen direkt im Anschluss an einen Termin diskutiert und beschlossen. Wenn dir das gelingt, hast du wahrlich gute Arbeit geleistet – und dein Team einen wichtigen Schritt in Richtung Selbstorganisation und New Work getan!

Falls du dich fragen solltest "Was ist New Work?" – dort geht es um die Entwicklung eines modernen und wertstiftenden Arbeitsumfelds. Je mehr dein Team Retrospektiven durchführt und die dort beschlossenen Maßnahmen umsetzt, desto mehr werden sie sich daran annähern. Beispielsweise, indem sie Prozesse verschlanken, die Zusammenarbeit mit Kundinnen und Kunden verbessern oder auch mehr Entscheidungskompetenzen übertragen bekommen.

Langfristig zum High Performance Team werden

Unabhängig davon, ob deine Teammitglieder Verbesserungen direkt in einer Retrospektive oder im Tagesgeschäft besprechen: Wenn sie immer wieder Maßnahmen zur Verbesserung erarbeiten und umsetzen, haben sie gute Chancen, sich langfristig gesehen zu einem sogenannten High Performance Team, also einem Hochleistungsteam, zu entwickeln.

Wer moderiert Retrospektiven und wählt die Methoden aus?

In der Regel wird die Rolle des Moderators von Agile Coaches, Scrum Mastern, Führungskräften oder Teammitgliedern übernommen, die die Methoden für eine erfolgreiche Retrospektive auswählen.

Wenn du die Moderation übernimmst, musst du deinen Teammitgliedern gegenüber eine Haltung der Allparteilichkeit einnehmen und vertreten können. Das bedeutet, dass alle Teammitglieder spüren, dass alle Meinungen innerhalb der Retrospektive gleich gültig sind und du keine bevorzugst oder einer Meinung zugeneigt bist. Oder mit anderen Worten: Du bist die Schweiz und stellst keine Meinung in den Vordergrund.

Erst, wenn deine Teammitglieder das spüren, werden sie das Gefühl haben, dass eine aktive Beteiligung an einer Diskussion in der Retrospektive sinnvoll und sicher ist. Ganz egal, ob ihre eigene Meinung extrem oder Mainstream, die eigene Stimme laut oder leise, das eigene Selbstbewusstsein groß oder klein ist. Nur dann können Lösungen entstehen, die alle Ressourcen aktivieren, alle Meinungen einbeziehen und von allen deinen Teammitgliedern mitgetragen werden. Eben weil diese Allparteilichkeit so wichtig ist, habe ich sie oben in meine Definition einer Retrospektive aufgenommen.

Lehne die Moderation einer Retrospektive ab, wenn du nicht allparteilich sein kannst – beispielsweise, weil du vom Thema indirekt oder direkt betroffen bist.<span>Markus Trbojevic, Jedes Team ist anders</span>

Wenn du bemerkst, dass du die Haltung der Allparteilichkeit nicht einnehmen kannst, solltest du unbedingt eine andere Person (wie beispielsweise einen anderen Team-Coach) darum bitten, die Moderation der anstehenden Retrospektive zu übernehmen. Ansonsten riskierst du neben möglichen Konflikten mit den Teammitgliedern auch, dass alle Beteiligten mit der Retrospektive wertvolle Zeit verschwenden. Warum? Ich habe die Erfahrung gemacht, dass in solchen Fällen wertstiftende Verbesserungsmaßnahmen eher unwahrscheinlich sind.

Auch Teammitglieder können dich für ungeeignet halten, wenn es darum geht, die nächste Retrospektive zu moderieren. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn es Probleme im Umgang zwischen Teammitglieder und dir gibt. Oder, wenn du dich durch Teamprobleme emotional leiten lässt oder an diesen sogar inhaltlich beteiligt bist. Dann ist eine neutrale und externe Moderation geeigneter, um einen Konflikt zu vermeiden und wertstiftende Maßnahmen zu erarbeiten. Schließlich hat eine Retrospektive eine zu große Bedeutung für die Arbeit deines Teams, um die Zeit aller Beteiligten zu verschwenden.

Daher mein Tipp: Sagt dir dein Bauchgefühl, dass es keine gute Idee ist, die kommende Retrospektive zu moderieren, dann solltest du auf dein Bauchgefühl hören und für eine anderweitige Moderation sorgen. Nur dann kann sie für die Teamarbeit Vorteile haben.

4 Tipps für eine gute Auswahl von Methoden für deine Retrospektive

In meiner Definition habe ich dir beschrieben, dass deine Teammitglieder in der Retrospektive über die Vergangenheit reflektieren und gemeinsam Maßnahmen zur Verbesserung ableiten sollen. Um das zu erreichen, musst du meiner Erfahrung nach für vier Dinge sorgen:

• 1. Lass' alle Teammitglieder zu Wort kommen
• 2. Feiere Erfolge und suche erst anschließend nach Optimierungspotenzial
• 3. Berücksichtige den Entwicklungsstand deines Teams
• 4. Setze Methoden zielgerichtet ein.

Schauen wir uns genauer an, was ich damit meine.

1. Lass' alle Teammitglieder zu Wort kommen

Nicht nur zu Beginn einer Retrospektive ist es wichtig, dass sich alle Teammitglieder kurz äußern können. Auch im weiteren Verlauf der Retrospektive müssen alle gleichwertig zu Wort kommen können. Deshalb solltest du bei der Konzeption deiner Retrospektive und der damit verbundenen Auswahl von Methoden auf diesen Aspekt achten.

Beispielsweise, indem du dafür sorgst, dass bei einer höheren Anzahl von Teammitgliedern Diskussionen und die Erarbeitung von Verbesserungsmaßnahmen eher in Kleingruppen als im großen Plenum erfolgen. Methodenkoffer wie Liberating Structures können dir dabei helfen, möglichst viele Teammitglieder zu aktivieren und zu beteiligen.

2. Feiere Erfolge und suche anschließend nach Optimierungspotenzial

Laut meiner Definition ist das Ziel einer Retrospektive die Suche von Optimierungspotenzial und die Ableitung möglicher Verbesserungsmaßnahmen – sprich, die kontinuierliche Verbesserung. Dennoch sollte alles, was sich bereits gut anfühlt und funktioniert, nicht außer Acht gelassen werden.

Aus diesem Grund solltest du zunächst funktionierende Aspekte und Erfolge mit deinen Teammitgliedern herausarbeiten und benennen – beispielsweise mit einer Frage wie “Was lief gut?”. Nachdem dein Team Erfolge gefeiert und funktionierende Abläufe wertgeschätzt hat, kann es anschließend den Blick auf Optimierungspotenziale und Verbesserungsmaßnahmen richten.

3. Berücksichtige den Entwicklungsstand deines Teams

Wenn du nach Methoden suchst, zu Konferenzen oder Meetups gehst, wird dir eine Vielzahl von Methoden begegnen, die du in deiner Retrospektive nutzen kannst.

Aber passt die Methode wirklich zu deinem Team? Kann sie bei deinen Teammitgliedern funktionieren? Ich empfehle dir, diese Fragen zu klären, bevor du Methoden in deiner Retrospektive nutzt. Dabei hilft dir unser Modell für nachhaltige Teamentwicklung und die fünf Handlungsfelder psychologische Sicherheit, Wissen, Erfahrung, Haltung und Werte.

Aus der Nutzung des Modells ergeben sich spannende Fragen – wie beispielsweise:

• Welche Art von psychologischer Sicherheit ist für eine erfolgreiche Anwendung der Methode notwendig? Verfügt dein Team über diese psychologische Sicherheit?
• Welches Wissen ist notwendig? Haben deine Teammitglieder dieses Wissen?
• Welche Art von Erfahrung ist notwendig? Haben deine Teammitglieder diese Erfahrung?
• Welche Werte und Teamregeln oder Prinzipien braucht es? Verfügt dein Team über die notwendigen Werte? Müssen die Werte deines Teams dafür überarbeitet werden?
• Haben deine Teammitglieder die passende Haltung entwickelt oder könnte ihre Haltung sogar kontraproduktiv sein?

Übrigens: Das Modell für nachhaltige Teamentwicklung ist eine hilfreiche Alternative zum Phasenmodell von Tuckman und ist Teil unserer JTIA-Methode. Das ist eine Methode, mit der du alle Teams weiterentwickeln kannst, obwohl bekanntlich jedes Team anders ist. Wenn du mehr über die JTIA-Methode oder unser Modell erfahren möchtest, lies dir einfach die verlinkten Artikel durch.

4. Setze Methoden zielgerichtet ein

Wenn du dich auf die Suche nach Methoden für die nächste Retrospektive begibst, wirst du oftmals neben offenen Fragestellungen und Perspektivwechseln auch eine Vielzahl von Spielen finden. Da bei Spielen der Spaßfaktor höher ist, als bei der Beschäftigung mit "normalen" Methoden, entscheiden sich einige Moderatoren im Zweifel lieber dafür, Spiele zu spielen.

Bei der Auswahl einer Methode solltest du jedoch auf einen zielgerichteten Einsatz achten. Das Ziel einer Retrospektive und ihre Bedeutung – wie in meiner Definition beschrieben – ist die gemeinsame Reflexion der Teammitglieder und eine anschließende Ableitung von Maßnahmen. Dafür muss meiner Erfahrung nach weder für viel Abwechslung gesorgt, noch ein Spiel gespielt werden.

Deshalb solltest du bei der Auswahl der Methoden bewusst über deine Motivation reflektieren: Möchtest du die gefundene Methode in deiner Retrospektive nutzen, weil du wahrscheinlich Spaß an ihr haben wirst und sie ausprobieren möchtest? Oder möchtest du sie nutzen, weil du glaubst, dass sie deinen Teammitgliedern helfen wird, in der Retrospektive wertstiftende Maßnahmen zu erarbeiten?

Je besser du die gefundenen Methode kritisch hinterfragst und auf ihre Erfolgswahrscheinlichkeit hin überprüfst, desto besser werden dir die Retrospektive und die Weiterentwicklung deines Teams gelingen.

5 Methoden für deine nächste Retrospektive

Methodensammlungen wie der Retromat, aber auch Bücher wie “Retrospektiven kurz und gut” (dpunkt Verlag) inspirieren mich und zählen zu meinen Lieblingsquellen. Auch über Suchmaschinen wie Google lassen sich eine Vielzahl von wertstiftenden Methoden finden, solange du den Suchbegriff um das Ziel oder das “wozu” der gewünschten Methode ergänzt. Nachfolgend liste ich Methoden auf, die mir gute Dienste geleistet haben:

• Bewertet den Sprint von 1 bis 10
  Deine Teammitglieder bewerten den letzten Sprint und müssen begründen, was für eine 10/10 gefehlt hat – funktioniert auch in Retrospektiven von Teams, die nicht mit Scrum oder Sprints arbeiten.
• Spotify Healthcheck
  Deine Teammitglieder bewerten den “Gesundheitszustand” ihres Teams anhand unterschiedlicher Kategorien. Regelmäßig durchgeführt lassen sich auf diesem Weg Tendenzen und Veränderungen frühzeitig erkennen.
• Was lief gut, was lief schlecht?
  Manchmal braucht es keine große Diskussion oder komplizierte Methode. Klare Frage, klare Antworten.
• Wunderfragen
  Wunderfragen und offene Fragen richten den Blick auf wichtige Probleme und regen die Kreativität deiner Teammitglieder an. Beispielsweise: “Wenn morgen drei Probleme im Team gelöst wären, welche wären das?”
• Wahlprogramm
  Deine Teammitglieder teilen sich in Kleingruppen auf und formulieren Wahlprogramme. Was wäre im Team besser oder anders, wenn sie die Wahl gewinnen würden?

Diese Methoden sind eine willkürliche und persönliche Auswahl von Methoden. Wenn du meine Impulse berücksichtigt, die ich dir bei der Auswahl geeigneter Methoden für seine Retrospektive beschrieben habe, wirst du dich an eine Sache besonders erinnern: Überlege, ob diese Methoden zu deinem Team und dem aktuellen Entwicklungsstand passen, bevor du sie anwendest.

Abschließend schauen wir jetzt auf die Fragen, die mir zu Retrospektiven am meisten gestellt werden.

FAQ: Die 3 meistgestellten Fragen zu Retrospektiven

Ich habe drei Fragen ausgewählt, die mir zum Thema Retrospektiven am meisten gestellt werden und die ich dir jetzt beantworte:

• 1. Mein Team macht kein Scrum: Macht eine Retrospektive trotzdem Sinn?
• 2. Wer nimmt an einer Retrospektive teil?
• 3. Wer trägt die Verantwortung für die Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen?

1. Mein Team macht kein Scrum: Macht eine Retrospektive trotzdem Sinn?

Wenn dein Team kein agiles Team oder Scrum Team ist, stellst du dir nach dem Lesen meiner Definition und der Bedeutung einer Retrospektive vielleicht eine der folgenden Fragen:

• Lohnt es sich wirklich für uns die Zeit zu investieren und eine Retrospektive durchzuführen?
• Macht eine Retrospektive für uns Sinn?
• Dürfen wir eine Retrospektive durchführen, obwohl wir nicht agil sind und auch kein Scrum oder Kanban einsetzen?
• Darf ich eine Retrospektive moderieren, obwohl ich kein Scrum Master bin?

Meine klare Antwort: Ja, ja, ja und nochmals ja!

Die Durchführung einer Retrospektive ist eines der mächtigsten Werkzeuge, mit dem du dein Team und deine Organisation kontinuierlich wie nachhaltig weiterentwickeln kannst. Der Gedanke hinter einer Retrospektive und ihre Bedeutung – die kontinuierliche Verbesserung – sind unabhängig davon, ob dein Team agil ist oder Scrum einsetzt. Deshalb nimmt meine Definition einer Retrospektive auch keinen Bezug auf Scrum oder anderweitige agile Vorgehensmodelle. Es kann in wirklich allen Teams funktionieren.

Schließlich sind Teamentwicklung und Teambildung für alle Teams relevant – unabhängig davon, ob es agil arbeitet oder nicht. Deshalb kann und wird eine gut durchgeführte Retrospektive auch große und hilfreiche Effekte in deinem Team erzielen, wenn es kein Scrum einsetzt.

2. Wer nimmt an einer Retrospektive teil?

Aufgrund der großen Bedeutung, die eine Retrospektive für die Weiterentwicklung eines Teams hat, nehmen nur du als Moderator und deine Teammitglieder an der Retrospektive teil. Diese vergleichsweise kleine, überschaubare und bekannte Gruppe ermöglicht einen sicheren Rahmen und eine sichere Atmosphäre.

Dieser sichere Rahmen und die sichere Atmosphäre sind die Voraussetzung dafür, damit Teammitglieder offen über begangene Fehler sprechen und aus eben diesen lernen können. Die sichere Atmosphäre wird auch als psychologische Sicherheit bezeichnet und ist einer der Hauptgründe, warum Teams ihre Ziele erreichen und – wenn es fehlt – warum sie sie verfehlen. Deshalb empfehle ich dir, dich unbedingt mit diesem Thema zu beschäftigen!

Das Team entscheidet, wer teilnehmen darf

In einigen Fällen macht es durchaus Sinn, Führungskräfte, Agile Coaches, Teammitglieder anderer Teams oder auch externe Dienstleister zur Retrospektive einzuladen. Die letztendliche Entscheidung darüber liegt jedoch allein bei deinen Teammitgliedern. Nur sie können außenstehende Personen zur Retrospektive zulassen – müssen es aber nicht.

Ich schreibe es deshalb nochmal ganz konkret: Führungskräfte – unabhängig von ihrer konkreten Position innerhalb der Organisation – oder anderweitige außenstehende Personen wie People Leads haben keinen Anspruch darauf, an einer Retrospektive teilnehmen nehmen zu können. In einem solchen Fall hast du den sicheren Raum zu wahren, indem du Gästen die Bedeutung der Retrospektive verdeutlichst und diese des Raumes verweist. In den meisten Fällen reicht hierfür ein kurzes Einzelgespräch. Sollte die Person dennoch auf ihre Teilnahme bestehen, rate ich dir, die Retrospektive im schlimmsten Fall zu verschieben.

Übrigens: Das gilt nicht nur für Retrospektiven. Sollten vertrauliche und teaminterne Inhalte in der Teambesprechung zur Sprache kommen, solltest du auch hier auf die Vertraulichkeit achten und Führungskräfte nach Rücksprache mit deinen Teammitgliedern ausschließen.

3. Wer trägt die Verantwortung für die Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen?

Bei der Frage höre ich einige meiner Teammitglieder – sie würden wohl antworten: "Wir alle natürlich". Deine auch? Einige Wochen später habe ich dann häufig feststellen müssen, dass "alle" leider vergessen haben, sich auch wirklich um die Umsetzung der Maßnahmen zu kümmern. Ich habe deshalb gute Erfahrungen damit gemacht, dass einzelne Teammitglieder namentlich den Verbesserungsmaßnahmen zugeordnet werden und die Verantwortung für deren Umsetzung übernehmen.

Unterstütze und begleite deine Teammitglieder

Es ist deine Aufgabe, deine Teammitglieder bei der Umsetzung zu begleiten und zu unterstützen. Beispielsweise, indem du ihnen deine Unterstützung anbietest, die beschlossenen Maßnahmen dokumentierst und bei der nächsten Retrospektive erneut thematisierst.

Haben deine Teammitglieder die Verbesserungsmaßnahmen umgesetzt? Wenn nicht – warum nicht? Was können deine Teammitglieder tun, damit sie ihre Maßnahmen zukünftig umsetzen? Was fehlt? Diese Reflexion können sie auch nutzen, um Maßnahmen ggf. anzupassen. Beispielsweise, wenn dein Team herausgefunden hat, dass die beschlossenen Veränderungen nicht weitreichend oder zielführend gewesen sind.